Welk kanaal de burger ook gebruikt: alles komt in hetzelfde digitale dossier
Zowel via het Internet als het KCC worden dezelfde formulieren
gebruikt. Deze formulieren gebruiken gegevens die al bij de
Gemeente bekend zijn, zodat al eerder verstrekte informatie niet
opnieuw hoeft worden gevraagd. Bovendien zorgt dit “voorinvullen”
er voor dat overbodige vragen niet gesteld worden. De
webformulieren controleren ook de ingevoerde gegevens en wijzen de
klant op fouten of inconsequenties in hun aanvraag. Al met al
zorgen deze webformulieren er voor dat aanvragen kwalitatief goed
zijn als ze worden ingestuurd.
Een zaak kan ook worden gestart naar aanleiding van een brief of
een e-mailbericht. Per post binnengekomen brieven kunnen worden
gescand en in het zaaksysteem worden opgenomen. Zaken die op deze
wijze starten, beginnen niet automatisch. Eerst moet namelijk een
gemeentelijke medewerker vaststellen welk soort zaak (zaaktype) het
betreft. Is het juiste zaaktype gekozen, dan start de bij dat
zaaktype horende behandeling.
Na registratie van de zaak, stuurt het zaaksysteem een
bevestigingsbericht naar de klant met daarin het zaaknummer.
Vervolgens komt de zaak bij een bevoegde behandelaar in de
zaakinbox.
