Alle gemeenten en overige overheidsinstanties moeten volgens de Archiefwet archiveren op basis van een Document Structuur Plan. Het verdient de voorkeur de structuurkeuze te baseren op de processen van de gemeente. Hierdoor zorgt de gemeente ervoor dat alle documenten die binnen een bepaald proces ontstaan, niet alleen bij elkaar worden bewaard, maar ook op het juiste moment worden vernietigd. Zo kan de gemeente zich ook eenvoudig verantwoorden over de (tijdige) vernietiging van dossiers.
Dossiergewijs archiveren op
basis van zaakresultaat
De Digimeente Midoffice Suite zorgt door koppeling van
zaaksysteem en DMS/RMA voor de juiste archivering van dossiers. Het
soort zaak (zaaktype) en het resultaat van die zaak bepalen conform
de wettelijke termijnen de bewaar- en vernietigingstermijn. De
Digimeente Midoffice Suite voldoet dan ook aan NEN 2082. NEN
2082 is een Nederlandse norm met eisen voor functionaliteit van
informatie- en archiefmanagement in programmatuur.
