Zaaksysteem
Een belangrijke stap in de eDienstverlening van gemeenten is de invoering van zaaksgewijs werken. Onder het woord ‘zaak’ wordt een samenhangende hoeveelheid werk verstaan met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarin kwaliteit en doorlooptijd belangrijk zijn. Een zaak start met de aanvraag van een product of dienst via een eFormulier. Via het Zaaksysteem wordt de aanvraag geregistreerd en afgehandeld. Het zaaksysteem zorgt voor automatische archivering en vernietiging volgens NEN 2082.
- Het centrum van de zaak Hoe krijgt een burger op het juiste moment de gewenste informatie over de dienst die hij afneemt? Informatie moet op het juiste moment in de juiste samenstelling beschikbaar zijn en wordt onttrokken uit diverse afdelingen van een gemeente. Dat betekent een omslag van taakgericht naar zaakgericht werken.
- Zaak registreren Een zaak wordt automatisch gestart met behulp van een Webformulier. Een klant kan via het Internet een Webformulier invullen. Een KCC-medewerker kan namens een klant ook een webformulier invullen, terwijl hij die klant te woord staat aan de telefoon of de balie.
- Zaak behandelen Met Digimeente Suite wordt een zaak behandeld via een aantal functionele onderdelen: werkvoorraad, zaakdossier, ondersteuning behandeling & afronding zaak. De vier onderdelen worden hier verder toegelicht.
- Bewaren en vernietigen Alle gemeenten en overige overheidsinstanties moeten volgens de Archiefwet archiveren op basis van een Document Structuur Plan. Het verdient de voorkeur de structuurkeuze te baseren op de processen van de gemeente. Hierdoor zorgt de gemeente ervoor dat alle documenten die binnen een bepaald proces ontstaan, niet alleen bij elkaar worden bewaard, maar ook op het juiste moment worden vernietigd. Zo kan de gemeente zich ook eenvoudig verantwoorden over de (tijdige) vernietiging van dossiers.
- Zaaktypeconfiguratie Zaaktypeconfiguratie is het inrichten van een bepaald soort zaken. Het biedt u de mogelijkheid om zonder programmeren per zaaktype het gedrag van het zaaksysteem te bepalen.
