In de samenwerking tussen het DMS en het zaaksysteem van Digimeente, is dit laatste leidend bij het openen en sluiten van zaakregistraties. Er zijn dus geen ‘zwevende’ documenten. Als een document wordt verplaatst naar een ander dossier binnen het DMS, wordt het ook in het zaaksysteem verplaatst en vice versa. Door de intensieve samenwerking van het DMS met het zaaksysteem is er sprake van een ‘losse’ koppeling waarbij elke wijziging wordt meegenomen. Als een zaak wordt afgesloten in het zaaksysteem, moet het bijbehorende dossier in het DMS bevroren worden, omdat het zaaksysteem hierna niet meer kan worden gewijzigd.
Het digitale document in het DMS is in principe door iedereen
gelijktijdig te benaderen. Het toevoegen van documenten kan via
verschillende kanalen:
- het zaaksysteem
- de Office plug-in
- de Alfresco GUI
- een scankoppeling
- bulk-import van documenten
Via al deze kanalen kunnen documenten aan zaakdossiers worden
gekoppeld.
