Idealiter is het DMS een verwisselbare component, waarbij het zaaksysteem direct van het DMS gebruik kan maken. Echter, in een ASP-omgeving is de performance van het zaakysteem dan volledig afhankelijk van de verbinding met het DMS en het lokale DMS moet dan functioneel precies zo reageren als het Digimeente DMS. Beide punten zijn op zich complex en gecombineerd is dit al helemaal het geval. Daarom is gekozen voor dubbele opslag van zaakdocumenten, dus zowel in het zaakdossier als in het DMS.
Voor gebruikers heeft dit geen merkbare gevolgen. Zaakgerelateerde
documenten worden dubbel opgeslagen zonder dat dit risico’s
oplevert zoals onduidelijkheid over de regie van documenten of
wijzigingen die maar op één plaats worden verwerkt. Immers, alleen
het eigen DMS van de gemeente biedt de office-integratie die
medewerkers gebruiken om documenten bij te werken. En per zaaktype
ligt vast waar de regie en bewaking ligt: voor dikke e-diensten in
het zaaksysteem en voor dunne in het DMS. Bovendien werkt de
synchronisatie twee kanten op. Niet-zaakgerelateerde
documenten worden sowieso alleen maar opgeslagen in het DMS.
Op deze wijze kan een gemeente het zaaksysteem benutten waar het
goed in is: het opbouwen van een integraal klantbeeld, het
ontsluiten van het gegevensmagazijn, het routeren van formulieren
en berichten en het bewaken van zaken. Daarnaast kan een gemeente
het DMS blijven gebruiken voor rapportages, archivering en de
eventueel al ingerichte processen en workflows.
