Document- en recordsmanagement
Alle documenten van het zaakdossier worden ‘fysiek’ opgeslagen in een Document Management Systeem (DMS). Integratie met een DMS biedt als voordeel dat gebruik wordt gemaakt van de basisfunctionaliteit van dit systeem. Het gaat dan om de integratie met Officepakketten, de mogelijkheid gescande documenten te registreren en gebruik van documentsjablonen.
- Samenwerking tussen DMS en Zaaksysteem Het Digimeente Document Management Systeem (DMS) is het digitale archief van de Digimeente Suite, waar documenten geordend opgeslagen worden. Het DMS is gebaseerd op Alfresco, een moderne, web-based, open source toepassing en bevat een complete set basisfuncties. Het DMS voldoet aan de NEN 2082-eisen.
- Gemeentebrede functionaliteit Het Digimeente DMS werkt met versiebeheer, zodat verschillende gebruikers aan eenzelfde document kunnen werken. Het DMS houdt bij wie aan een document werkt met check-out en check-in functies, om te voorkomen dat wijzigingen van twee gebruikers elkaar kruisen.
- Lokaal DMS Gemeenten met een eigen, goed functionerend DMS hebben de mogelijkheid om dit te koppelen aan het Digimeente Zaaksysteem. Documenten die in het DMS aan een dossier worden toegevoegd, worden automatisch ook in het zaakdossier opgenomen en vice versa.
